Quem assinou isso?

Assinar eletronicamente é fácil. Provar, um ano depois, que foi mesmo aquela pessoa que assinou é outra história.

A pergunta aparece sempre no pior momento. O contrato precisa ser executado, o fornecedor sumiu ou a outra parte contesta, e alguém do jurídico abre o arquivo para conferir. É aí que se descobre o que a empresa realmente tem: um documento assinado com trilha de evidências completa, ou um PDF com uma imagem de assinatura colada no rodapé.

A diferença entre os dois não aparece na tela. Aparece na hora de cobrar.

O que a lei brasileira já resolveu

Três normas montam o quadro, e elas se somam em vez de se substituir.

A Medida Provisória nº 2.200-2, de 2001, criou a ICP-Brasil e deu ao certificado digital emitido dentro dela uma vantagem clara: as declarações do documento presumem-se verdadeiras em relação a quem assinou. No mesmo artigo, porém, a MP admite outros meios de comprovar autoria e integridade, inclusive com certificados fora da ICP-Brasil, desde que as partes tenham aceitado aquele meio como válido.

A Lei nº 14.063, de 2020, deu nome às espécies: assinatura simples, avançada e qualificada. Ela foi escrita para as interações com entes públicos, para atos de pessoas jurídicas e para questões de saúde, mas o vocabulário pegou no mercado e organiza a conversa entre empresas.

A Lei nº 14.620, de 2023, pacificou o ponto que mais gerava disputa. Ela incluiu no art. 784 do Código de Processo Civil a regra de que, nos títulos executivos constituídos por meio eletrônico, é admitida qualquer modalidade de assinatura eletrônica prevista em lei, dispensada a assinatura de testemunhas quando a integridade for conferida por provedor de assinatura. O STJ já havia admitido a execução de um contrato eletrônico sem testemunhas em 2018, no REsp 1.495.920, mas a divergência nas instâncias inferiores continuava. Na prática, um contrato assinado por plataforma pode ser levado direto à execução, desde que a obrigação seja certa, líquida e exigível, sem as duas testemunhas que antes se exigiam.

O que faz a assinatura se sustentar

A assinatura em si é a parte menos importante. O que sustenta a prova é o que fica em volta dela.

A trilha de evidências. Quem assinou, quando, a partir de qual endereço de rede, com qual forma de autenticação. Esse registro é o que responde à pergunta do título.

A integridade do arquivo. O documento precisa carregar a prova de que não foi alterado depois da assinatura. É isso que a lei chama de integridade conferida pelo provedor.

O aceite do meio. Como a MP de 2001 condiciona os meios fora da ICP-Brasil ao aceite das partes, vale escrever no próprio contrato que as partes reconhecem aquela forma de assinatura como válida. É uma linha que evita uma discussão inteira.

A guarda. Um contrato assinado que ninguém encontra é igual a um contrato não assinado. O arquivo final, com a trilha, precisa estar no repositório da empresa, não só na conta da plataforma de assinatura.

Cinco perguntas para fazer hoje

1. Para os contratos assinados no último ano, sua empresa consegue exibir a trilha de evidências de cada um?

2. Onde ficam guardados os arquivos finais, e quem tem acesso a eles?

3. Seus modelos de contrato trazem a cláusula em que as partes aceitam a assinatura eletrônica utilizada?

4. Alguém ainda assina colando imagem de assinatura em PDF, ou trocando "de acordo" por e-mail?

5. Se a plataforma de assinatura fosse encerrada amanhã, você teria os documentos e as evidências fora dela?

Se a segunda e a quinta perguntas ficarem sem resposta, o problema não é de assinatura. É de guarda, e ele aparece exatamente quando alguém precisa do contrato.

O ponto prático

A assinatura eletrônica deixou de ser o elo frágil da cadeia. O elo frágil passou a ser o que vem depois dela: onde o documento fica, quem consegue achar, e se a evidência acompanha o arquivo.

No Contrato Revisado, a assinatura eletrônica faz parte do fluxo, e não de uma ferramenta à parte. O documento sai da revisão, vai para assinatura e o arquivo assinado fica no mesmo lugar da versão negociada e do histórico, junto com os dados extraídos do contrato.