O contrato que se renova sozinho

A cláusula de renovação automática não é o problema. O problema é o prazo de aviso que passou sem ninguém perceber.

A cena se repete todo fim de ano. Alguém abre a planilha de contratos para planejar o orçamento, encontra um fornecedor que já não faz sentido e descobre que o contrato renovou por mais doze meses. O aviso teria de ter sido enviado noventa dias antes do vencimento. Ele venceu há três semanas.

Não houve descuido de ninguém em particular. A data estava no contrato, e o contrato estava no lugar onde todo contrato fica depois de assinado: dentro de uma pasta, em silêncio.

Por que a cláusula existe

A renovação automática resolve um problema real. Sem ela, todo serviço contínuo precisaria ser renegociado do zero a cada ciclo, com risco de interrupção no meio.

O efeito colateral aparece quando a empresa não quer continuar, ou quer continuar em outras condições. Aí a renovação automática faz duas coisas ao mesmo tempo: prende a empresa por mais um ciclo e fecha a única janela do ano em que havia poder de negociação.

O contrato renovado nas condições antigas mantém preço, prazo e níveis de serviço que já podiam ter sido revistos, e isso costuma custar mais que o ciclo extra.

Os três números que ninguém guarda

Todo contrato com renovação automática carrega três informações que precisam existir fora do PDF.

A data de término do ciclo atual: Não é a data de assinatura nem a do primeiro vencimento. É a do ciclo em curso, que muda a cada renovação.

O prazo do aviso prévio: Trinta, sessenta, noventa ou cento e vinte dias. É o número que realmente manda no calendário, porque é ele que define o último dia útil para decidir.

A forma do aviso: Muitos contratos exigem notificação escrita, às vezes por carta com aviso de recebimento ou para um endereço específico. Um e-mail enviado para a pessoa errada pode não valer como aviso.

Vale separar duas situações. Em contrato por prazo indeterminado, o art. 473 do Código Civil exige que a denúncia seja notificada à outra parte. Na renovação automática de um contrato com prazo definido, quem manda é a própria cláusula: valem a forma e o prazo que ela estabeleceu. Nos dois casos a lógica é a mesma. Avisar não é decidir internamente, é comunicar e provar que comunicou.

Em relações longas há um detalhe a mais: o parágrafo único do mesmo artigo prevê que, se a outra parte fez investimentos consideráveis para executar o contrato, a denúncia só produz efeito depois de um prazo compatível com esses investimentos. Em contratos com implantação pesada, o aviso pode precisar sair antes do que o calendário sugere.

A conta

Um contrato de serviço de R$ 25 mil por mês, renovado por doze meses sem que a empresa quisesse, compromete R$ 300 mil do orçamento com algo que já não era prioridade. Mesmo quando a renovação era desejada, existe perda: se a negociação teria reduzido 8% do valor, foram R$ 24 mil que ficaram na mesa por causa de um aviso não enviado.

Numa carteira com dezenas de contratos, isso não acontece uma vez: acontece todo ano, em contratos diferentes, e cada caso parece isolado.

Cinco perguntas para a sua carteira

1. Quais contratos têm renovação automática e quando termina o ciclo atual de cada um?

2. Qual o prazo de aviso prévio de cada um deles, em dias?

3. Qual a data limite para decidir, contando para trás a partir do vencimento?

4. Quem recebe o alerta dessa data, e com quanta antecedência?

5. Quando um aviso é enviado, onde fica guardada a prova de que ele foi recebido?

A terceira pergunta é a que muda o comportamento. O prazo útil não é o vencimento do contrato: é o vencimento menos o aviso prévio, menos o tempo que a empresa leva para decidir internamente. Um contrato que vence em março, com noventa dias de aviso e um mês de decisão, precisa entrar na pauta em novembro.

O que muda com um calendário

A correção é simples de descrever e chata de manter na mão. Cada contrato precisa ter, como dado consultável, a data de término, o prazo de aviso e o responsável pela decisão. Com isso, o alerta chega antes da data limite.

O Contrato Revisado lê cada contrato quando ele entra na plataforma e transforma datas e valores em dados consultáveis, em vez de parágrafos dentro de um arquivo. Assim a pergunta "o que vence nos próximos noventa dias" passa a ter resposta em uma tela, em vez de depender de alguém reler a carteira.