Primeiro mês com gestão de contrato: o que muda na semana 1, 2, 3 E 4

A pergunta que mais ouvimos de quem está avaliando gestão de contratos não é sobre preço nem sobre funcionalidade. É "quanto tempo vou levar para colocar isso de pé, e quem vai fazer?". É uma pergunta justa, porque muita empresa já comprou software que ficou na gaveta.

Este é o roteiro real do primeiro mês, semana a semana, com o que a sua equipe faz e o que a plataforma faz.

Semana 1: os contratos novos entram no fluxo

Não comece pelo passado. Comece pelo próximo contrato. Na primeira semana, os modelos mais usados da empresa são carregados na plataforma, o fluxo de aprovação é configurado com as alçadas que já existem e o comercial ou o compras fazem o primeiro pedido pelo formulário. Ao fim da semana, o primeiro contrato nasce, é aprovado e assinado dentro do sistema.

Esforço da equipe: algumas horas do jurídico para validar os modelos.

Semana 2: a IA lê o passado

Aqui está a parte que assusta e que a inteligência artificial resolve. A equipe reúne os contratos antigos, em PDF ou Word, de onde estiverem, e carrega em lote. A IA lê cada um, identifica partes, objeto, valor, vigência, prazo de aviso e obrigações, e monta o cadastro. O jurídico apenas confere. Ao fim da semana, a maior parte da carteira está visível pela primeira vez, com alertas de vencimento ativos.

Esforço da equipe: reunir os arquivos.

Semana 3: as áreas passam a usar

Com os contratos novos no fluxo e os antigos cadastrados, chega a hora de abrir para as áreas: comercial, compras, financeiro. Cada uma vê apenas o que lhe cabe, com permissões por usuário. É a semana em que o WhatsApp deixa de ser o canal de contrato, porque pedir pela plataforma ficou mais fácil.

Esforço da equipe: uma reunião de trinta minutos por área.

Semana 4: os primeiros resultados aparecem

No fim do mês, a empresa consegue responder às perguntas que não conseguia antes: o que vence no trimestre, quais contratos têm reajuste pendente, quem é responsável por cada um. O primeiro alerta de renovação automática já chegou, e alguém decidiu em vez de deixar renovar. O jurídico mede o tempo de aprovação e compara com o mês anterior.

O que não acontece

a) Não há projeto de TI: a plataforma é usada pelo navegador, sem instalação.

b) Não há migração de sistema: o ERP e o CRM continuam onde estão; a integração, se desejada, vem depois.

c) Não há treinamento formal: quem sabe usar e-mail sabe usar a plataforma.

d) Não há parada da operação: os contratos continuam sendo feitos durante todo o mês.

E depois do primeiro mês?

O segundo mês é de ajuste fino: novos modelos, cláusulas que o jurídico quer padronizar, relatórios que o financeiro pede. A partir daí, a gestão de contratos deixa de ser projeto e vira rotina. É nesse ponto que o retorno começa a aparecer no caixa, com as renovações que deixaram de acontecer por omissão e as multas que deixaram de ser pagas.