5 erros na gestão de contratos que o jurídico só descobre com a multa

Na maioria das vezes, a multa contratual não vem de uma cláusula mal negociada. Vem de uma obrigação que estava no contrato, foi lida na assinatura e depois esquecida. O jurídico que revisou o texto com cuidado, é o último a saber: descobre quando a notificação chega.

O mesmo vale para outros prejuízos, como a receita que deixou de ser cobrada. A seguir, os cinco erros que mais se repetem e o que fazer em cada caso.

1. Perder o prazo de aviso prévio para encerrar

O contrato exigia notificação com 60 dias de antecedência, e a empresa avisou com 45. Resultado: renovação forçada por mais um ano ou multa pelo período. É o erro mais comum e o mais barato de evitar.

Como evitar: colocar no calendário do responsável a data-limite de aviso, e não a data de vencimento.

2. Esquecer uma obrigação de fazer

Entregar relatório mensal, manter seguro vigente, apresentar certidão a cada trimestre, garantir nível de serviço. São obrigações que não têm valor em dinheiro na assinatura, mas têm multa por descumprimento. Ficam enterradas na página 12, e ninguém as transforma em tarefa.

Como evitar: logo após a assinatura, listar cada obrigação recorrente e transformá-la em tarefa com responsável e data.

3. Não aplicar o reajuste a que a empresa tinha direito

Funciona nos dois sentidos. Assim como o fornecedor reajusta sem você perceber, a sua empresa deixa de reajustar o que cobra dos clientes porque ninguém lembrou do índice e da data. É dinheiro que estava no contrato e ficou na mesa.

Como evitar: registrar o índice e a data-base de cada contrato de receita e gerar um alerta um mês antes.

4. Assinar com a parte errada ou com quem não tinha poderes

Contrato assinado por quem não tinha procuração, com CNPJ diferente do que foi negociado ou com uma empresa que já não existia. Parece raro, mas acontece em todo processo em que o comercial fecha pelo WhatsApp e o jurídico só vê o papel no fim.

Como evitar: conferir CNPJ, situação cadastral e poderes de quem assina antes da assinatura, não depois.

5. Ter o contrato e não conseguir encontrá-lo

A notificação chega, a resposta tem prazo de dez dias e o contrato assinado está no e-mail de alguém que saiu da empresa. Sem o documento, não há defesa. Com a versão errada em mãos, como uma minuta no lugar do contrato assinado, a defesa fica ainda mais frágil.

Como evitar: guardar a versão assinada de todo contrato em um repositório único, fora de caixas de e-mail pessoais.

O que os cinco erros têm em comum

Nenhum deles é um erro jurídico. São erros de gestão: informação que existia no contrato e não chegou à pessoa certa na hora certa. Por isso, a solução não é mais revisão. É mais controle.

Uma plataforma de gestão de contratos com inteligência artificial extrai as obrigações, os prazos e os reajustes de cada contrato, transforma cada um em alerta para o responsável e mantém o documento assinado a um clique. O jurídico deixa de descobrir depois, porque o sistema avisa antes.